En los próximos meses, empresas y autónomos tendrán que adaptarse a un cambio profundo en la manera de emitir y registrar sus facturas. Se trata de Verifactu, el nuevo sistema diseñado por la Agencia Tributaria para garantizar que cada factura que se emite sea íntegra, verificable y no pueda manipularse sin dejar rastro. Aunque pueda sonar técnico, su lógica es sencilla: asegurar que la información que llega a Hacienda es fiable y que no existen ventas ocultas ni programas que permitan retocar cifras después de registrar una operación. A partir de 2026, este será el nuevo estándar de facturación en España.

Uno de los grandes malentendidos que se están extendiendo es pensar que Verifactu y la factura electrónica son lo mismo. Nada más lejos de la realidad. Verifactu se centra en cómo se genera la factura y en garantizar que cada registro sea auténtico; la factura electrónica, en cambio, regula el formato de la factura y la forma en que esta se envía entre empresas. Verifactu no elimina el papel ni el PDF, ni obliga a usar formatos digitales complejos. La factura electrónica sí lo hará cuando entre en vigor, sustituyendo definitivamente el PDF como formato válido para las relaciones entre empresas. Ambas normas convivirán, pero cada una responde a un objetivo diferente: la primera lucha contra el fraude; la segunda impulsa la digitalización.

La obligación de adaptarse a Verifactu afectará a quien ejerza una actividad económica o profesional. Las empresas tendrán que estar listas el 1 de enero de 2026 y los autónomos dispondrán de algo más de tiempo, hasta el 1 de julio. Solo quedan fuera algunos grupos muy concretos, como los acogidos al SII, ciertos regímenes agrícolas o quienes directamente no estén obligados a emitir factura. Para los autónomos, la norma también supone un cambio relevante. Muchos profesionales que hasta ahora emitían facturas con Word, Excel o programas muy básicos deberán dar el salto a software certificado si quieren evitar riesgos.

Para quienes tengan una actividad sencilla, la Agencia Tributaria ha desarrollado una solución pública gratuita que permite cumplir con todos los requisitos básicos sin necesidad de contratar software adicional. Es práctica para autónomos que emiten pocas facturas, pero insuficiente para empresas o empresarios con más movimiento. No es un ERP ni un sistema de gestión y no sustituye a las soluciones profesionales del mercado, aunque constituye una alternativa accesible para quienes buscan algo simple y sin coste.

La normativa permite elegir entre dos caminos. Quienes opten por la modalidad Verifactu enviarán automáticamente cada factura a la Agencia Tributaria en el mismo instante en que se emite y la factura debe incluir una referencia indicando que es “verificable en la sede electrónica de la AEAT”. Es la opción más segura y reduce el riesgo de requerimientos porque Hacienda recibe la información en tiempo real. En la modalidad sin Verifactu, el software no enviará la información de forma automática, pero sí deberá registrar y conservar cada modificación realizada, incluyendo una huella digital que deje constancia de cualquier interacción. Aunque esta opción pueda parecer más “discreta”, exige un control interno mayor y deja al contribuyente más expuesto a requerimientos si Hacienda decide revisar su información.

En cuanto a la adaptación, lo más recomendable es que cada empresa o autónomo se dirija directamente a su proveedor de software para que revise su sistema actual y confirme si cumple con la normativa. En caso de ser necesario, deberá actualizarse o sustituirse por un programa que sí esté preparado para Verifactu. Y para quienes tienen negocios pequeños y emiten pocas facturas, existe también la opción de utilizar la solución pública de facturación que ofrece gratuitamente la Agencia Tributaria. Esta herramienta permite cumplir la normativa de manera sencilla, aunque no es adecuada para actividades con mucho volumen o necesidades más complejas.

Hacienda ha sido clara en su posicionamiento: vigilará especialmente a quienes no se adapten y las sanciones tanto a usuarios como a programadores y comercializadores son elevadas.

Este cambio no debe verse tanto como una amenaza, sino como una transición lógica hacia una facturación más transparente, ordenada y automática. Aunque la adaptación puede generar dudas al principio, hacerlo con tiempo permitirá evitar sanciones y mejorar la gestión interna de los negocios. Adaptarse a tiempo permitirá trabajar con más seguridad y evitar problemas innecesarios.